איך לתכנן חומרי שיווק לאירוע עסקי?
אירוע עסקי הוא הזדמנות ליצור קשר ישיר עם לקוחות, שותפים עסקיים, ספקים וקהל מקצועי. מעבר לתוכן שמוצג במהלך האירוע, גם לחומרים המודפסים ולנראות של המתחם יש תפקיד משמעותי ביצירת רושם מקצועי. החל מהשילוט בכניסה ועד לחוברות, פליירים ומוצרי דפוס שמחולקים למשתתפים, כל פרט צריך להשתלב בשפה העיצובית של העסק ולהעביר את המסר בצורה ברורה. לכן, לפני שמתחילים להדפיס, כדאי לתכנן מראש אילו חומרי שיווק דרושים, למי הם מיועדים וכיצד ישמשו את המשתתפים במהלך האירוע ולאחריו.
מה המטרה של חומרי השיווק באירוע?
השלב הראשון הוא להגדיר מה רוצים להשיג באמצעות חומרי השיווק. האם המטרה היא להציג את החברה, לקדם שירות מסוים, למשוך מבקרים לעמדת תצוגה או לאפשר למשתתפים לקחת איתם מידע להמשך? התשובה תשפיע על סוג החומרים ועל כמות ההדפסות הנדרשת. לדוגמה, באירוע שמטרתו יצירת קשרים עסקיים, כרטיסי ביקור יכולים לסייע בהעברת פרטי קשר ולשמור על המשך הקשר גם לאחר סיום האירוע. בכנס מקצועי, לעומת זאת, ייתכן שיהיה צורך בשילוט בולט, מתקני תצוגה וחומרים שמציגים מידע מקצועי בצורה מסודרת. כאשר המטרה מוגדרת מראש, קל יותר להימנע מהדפסה של חומרים שאינם נחוצים ולבנות מערך שיווקי שמתאים לאופי האירוע.
מה חשוב לבדוק כשמתכננים שילוט ומתקני תצוגה?
שילוט ומתקני תצוגה צריכים להיות מתוכננים בהתאם למיקום שבו יוצבו. רולאפ שממוקם בכניסה לאולם צריך להעביר מסר שונה משלט שנמצא מאחורי עמדת שירות. גם המרחק שבו הקהל צפוי לראות את השלט משפיע על גודל הטקסט ועל כמות המידע שכדאי להציג. במקרה של תערוכות וכנסים, כדאי לחשוב על הנראות של המתחם כולו ולא רק על פריט בודד. שילוב נכון בין קיר תצוגה, רולאפ, דלפק ממותג ומתקן לברושורים יכול ליצור אזור שנראה מקצועי ומזמין. חשוב גם לוודא שהמסרים המופיעים על גבי המתקנים קצרים וברורים, כך שהם יהיו מובנים גם למי שעובר ליד העמדה לזמן קצר.
אילו חומרי שיווק כדאי להכין מראש?
לא כל אירוע עסקי דורש את אותם חומרי שיווק. חשוב להתאים את הבחירה לסוג האירוע, למספר המשתתפים ולדרך שבה מתכננים לתקשר איתם. בין האפשרויות הנפוצות ניתן למצוא:
- ברושורים וחוברות: מאפשרים להציג שירותים, מוצרים ומידע מקצועי בצורה רחבה ומסודרת.
- פליירים וגלויות: מתאימים להעברת מסר קצר, הצעה מיוחדת או מידע ממוקד.
- פולדרים ממותגים: יכולים לרכז מספר מסמכים וחומרים בצורה מסודרת ולשמור על מראה אחיד.
- שילוט ומתקני תצוגה: מסייעים לנראות של העסק במרחב ומאפשרים למשתתפים לזהות את העמדה או אזור הפעילות.
כאשר בוחרים את החומרים מראש, כדאי לחשוב גם על אופן השימוש בהם. חומר שמיועד לחלוקה אישית יצריך תכנון שונה מחומר שנועד להיות מוצב במקום מרכזי באולם או באזור התערוכה.
איך שומרים על שפה עיצובית אחידה?
כאשר מפיקים מספר סוגים של חומרי שיווק, חשוב שהם ייראו כאילו נוצרו כחלק מאותה מערכת. שימוש בצבעי המותג, בלוגו, בפונטים ובאלמנטים גרפיים קבועים יוצר אחידות ומקל על המשתתפים לזהות את העסק. כדאי להימנע מהעמסה של טקסט, תמונות ואלמנטים גרפיים רק כדי לנצל את שטח ההדפסה. חומר שיווקי לא חייב להכיל את כל המידע על העסק. במקום זאת, אפשר להציג מסר מרכזי, פרטי קשר והפניה לאתר או לעמוד רלוונטי. כך החומר נשאר ברור ונוח לקריאה גם כאשר המשתתף עובר בין מספר עמדות באירוע.
איך מתאימים את הכמויות למספר המשתתפים?
כמות חומרי השיווק צריכה להתאים להיקף האירוע ולדרך שבה מתכננים להשתמש בהם. תכנון נכון מראש יכול למנוע גם מחסור בחומרים וגם הדפסה מיותרת:
- מספר המשתתפים: כדאי להתחיל מהערכה של מספר האורחים הצפוי ולהתאים אליו את כמות החומרים לחלוקה.
- סוג החומר: חומרים אישיים כמו כרטיסי ביקור דורשים תכנון שונה מחומרים שמוצבים בעמדת התצוגה ומשמשים את כלל המבקרים.
- רזרבה: מומלץ להוסיף כמות מסוימת מעבר למספר המשתתפים המתוכנן, במיוחד באירועים שבהם קיימת הרשמה פתוחה או כניסה ללא רישום מוקדם.
- משך האירוע: באירוע שנמשך מספר ימים חשוב להביא בחשבון את קצב השימוש בחומרים ולוודא שהכמות תספיק לכל תקופת האירוע.
מה חשוב לבדוק לפני שמעבירים את הקבצים לדפוס?
לפני ההדפסה כדאי לבצע בדיקה סופית של כל החומרים. יש לוודא שהפרטים המופיעים בהם עדכניים, שהלוגו מוצג באיכות מתאימה ושאין טעויות כתיב או פרטי קשר שגויים. בנוסף, יש לבדוק את גודל הקובץ, מידות ההדפסה והחומר שעליו מתבצעת ההדפסה. בפרויקטים הכוללים מספר מוצרי דפוס, חשוב לוודא שכל הקבצים תואמים זה לזה מבחינת צבעים, מידות ושפה גרפית. כאשר נעזרים בשירותי גרפיקה ועיצוב, ניתן לבצע את ההתאמות הנדרשות לפני ההפקה ולצמצם את הסיכון לטעויות.
איך ממשיכים את הקשר עם המשתתפים לאחר האירוע?
חומרי השיווק אינם חייבים להסתיים ברגע שהאירוע נגמר. כרטיס ביקור שנשאר אצל לקוח, ברושור שנלקח לפגישה או פולדר שמרכז מידע על החברה יכולים להמשיך ללוות את המשתתפים גם לאחר סיום הכנס. לכן כדאי לחשוב כבר בשלב התכנון כיצד החומרים יובילו את המשתתף לצעד הבא. אפשר לשלב בהם כתובת אתר, פרטי קשר, קוד QR או הפניה לשירות מסוים. כך ההשקעה בחומרי השיווק יכולה להשתלב גם בהמשך התהליך השיווקי ולא להישאר רק כחלק מהנראות באירוע עצמו. רובין ר.י.ד, שהוקמה בשנת 1948 כמכון העתקות לענף הבנייה וההנדסה, מספקת כיום מגוון רחב של שירותי דפוס, גרפיקה, עיצוב ומתקני תצוגה. תכנון מוקדם של חומרי השיווק, בחירה נכונה של מוצרי הדפוס והתאמה לאופי האירוע יכולים לסייע ביצירת נראות מקצועית ואחידה ולהפוך את החומרים המודפסים לחלק משמעותי מהחוויה העסקית.
