הזמנות לאירועים – לא מה שחשבתם!
כל מי שמארגן אירוע יודע שמדובר בלא מעט פעולות ומשימות שצריך וחשוב לבצע תוך פרק זמן קצר ומוקצב. כל אחד מדרג את המשימות על פי סדר העדיפויות שלו ועל פי מה שנראה לו חשוב או מהותי יותר ופחות. כך גם בנושא של הזמנות המיועדות לשליחה למוזמנים. יש אנשים רואים בהן עניין פרוצדורלי בלבד שלא כדאי או צריך להשקיע בו זמן, מחשבה או כספים ולעומתם יש את אלה שלוקחים ברצינות גם את הנושא הזה ואפילו מעצבים בעצמם את ההזמנה. אין זה אומר שיש דרך טובה או נכונה אחת להתייחס לנושא ההזמנה – אלא חשוב שכל מי שמארגן את האירוע יעשה מה שנוח לו ותואם להשקפת העולם שלו.
בעבר היה להזמנות תפקיד חשוב ומהותי, שכן היה רשום בהן כל מה שהיה צריך לדעת אודות האירוע המתקרב. קרובי משפחה, חברים, מכרים, שכנים או עמיתים לעבודה לא היו מעלים על דעתם להגיע לאירוע אם לא קיבלו הזמנה אישית המיועדת עבורם. יתרה מכך – היה קשה מאד לדעת היכן יתקיים האירוע או באיזו שעה להגיע לולא הייתה הזמנה ביד המפרטת את המידע הזה.
לעומת זאת, כיום בעידן האינטרנט והטלפונים הניידים ותוכנות ההודעות המידיות – קל להעביר כל סוג של מידע ונדמה שכבר אין צורך בהדפסת הזמנות לאירועים במיוחד באירועים של צעירים, למשל: הזמנות לבת מצווה או הזמנות לבר מצווה כבר נשלחות לרוב דרך הסלולרי. אבל אז נכנס דווקא האלמנט האישי של כל אירוע ואירוע.
הזמנות אישיות לאירועים מיוחדים
כל אירוע הוא ייחודי ומיוחד בעיני מי שמארגן אותו. גם אם פחות נפוץ כיום להדפיס הזמנות – הרי שיש משהו מאד אישי ונעים לקבל בדואר הזמנה המודפסת על גבי נייר, להתרשם מהעיצוב האישי ולרצות לשמור אותה כמזכרת. מי שהפיק או עיצב את ההזמנה לבטח עשה זאת כי היה לו חשוב להזמין באופן אישי כל אורח ואורח והוא לא לקח כמובן מאליו אף אדם שהוא מעוניין בנוכחותו באירוע שלו. בהזמנה עצמה יכולה גם להיות אמירה אישית או שימוש מושכל במילים כך שמי שההזמנה תגיע לידיו יידע שלא מדובר בהזמנה רגילה אלא במסר אישי שחשוב היה למפיק להעביר הלאה.
בעידן שבו אפשר לעצב הזמנות באופן אישי יש חשיבות גבוהה מאד לדרך שבה תיראנה ההזמנות המוכנות. אפשר לשלב בהן תמונה של מי שחוגג את האירוע, אפשר לצטט בהן משפט או פתגם חשובים וכמובן שלא לשכוח את מה שצריך להופיע על גבי ההזמנה – כל הפרטים הטכניים הקשורים באירוע, לרבות דרכי הגעה נוחות ומומלצות או שעות מדויקות.
הטרנד האחרון והמבוקש ביותר כיום הוא הפקה והדפסה של הזמנות לאירועים על גבי מגנטים. כך יכול המקבל מיד לשמור את ההזמנה בדרך נוחה וקלה מבלי להסתמך על שמירה דף נייר שעלול להתקמט, להיהרס או ללכת לאיבוד. ההזמנה תהפוך לחלק ממשחקי הילדים בבית ותמיד תישאר מול העיניים של מי שקיבל אותה.
